गुणवत्ता के साथ संघर्ष? स्वचालन को आपकी समस्याओं का समाधान करने दें

गुणवत्ता संबंधी समस्याएँ शायद ही कभी एक लापरवाह व्यक्ति से आती हैं। वे अक्सर दोहराए गए कार्यों के अंदर बढ़ते हैं: एक लापता उत्पाद कोड, एक गलत इकाई, एक खाली फ़ील्ड, एक टूटा हुआ लिंक, या दो रिकॉर्ड जो मेल खाना चाहिए लेकिन मेल नहीं खाते हैं। जब कोई टीम प्रत्येक वस्तु की हाथ से जाँच करती है, तो व्यस्त अवधि के दौरान छोटी-मोटी त्रुटियाँ हो सकती हैं। स्वचालन बड़ी मात्रा की जांच करके, पैटर्न का पता लगाकर और असामान्य मामलों को समीक्षा के लिए किसी व्यक्ति को भेजकर उस दबाव को कम कर सकता है। यह निर्णय का स्थान नहीं लेता. यह लोगों को इस बात की स्पष्ट सूची देता है कि किस चीज़ पर ध्यान देने की आवश्यकता है। मैं पाँच व्यावहारिक चरणों में गुणवत्तापूर्ण कार्य के लिए स्वचालन का उपयोग करता हूँ। 1. परिभाषित करें कि "अच्छा" का क्या अर्थ है स्वचालन के लिए स्पष्ट नियमों की आवश्यकता है। एक उत्पाद पृष्ठ की आवश्यकता हो सकती है: - एक पूर्ण उत्पाद नाम - एक वैध SKU - सही मुद्रा के साथ एक मूल्य - एक अनुमोदित छवि प्रारूप - एक कार्यशील लिंक - चुनी गई लंबाई के भीतर एक संक्षिप्त विवरण - लगातार माप इकाइयाँ एक सहायता टीम ट्रैक कर सकती है: - प्रतिक्रिया समय - गुम ग्राहक विवरण - डुप्लिकेट टिकट - अस्पष्ट स्थिति लेबल - अनुत्तरित प्रश्न इन नियमों के बिना, एक उपकरण यह दिखाए बिना कई समस्याओं की रिपोर्ट कर सकता है कि कौन सी समस्याएँ ग्राहक को प्रभावित करती हैं। एक साधारण गुणवत्ता जांच सूची सिस्टम को परीक्षण के लिए कुछ उपयोगी चीजें प्रदान करती है। 2. बार-बार होने वाली त्रुटियों से शुरुआत करें मैं हर गुणवत्ता वाले कार्य को एक बार में स्वचालित करने का प्रयास नहीं करता। मैं उन त्रुटियों की तलाश करता हूं जो अक्सर दिखाई देती हैं और एक स्पष्ट पैटर्न का पालन करती हैं। सामान्य उदाहरणों में शामिल हैं: - "@" चिह्न के बिना ईमेल पते - गायब अंकों वाले फोन नंबर - जब किसी उत्पाद का भुगतान मूल्य होना चाहिए तो कीमतें शून्य के रूप में दिखाई जाती हैं - कई प्रारूपों में लिखी गई तिथियां - डुप्लिकेट ग्राहक रिकॉर्ड - उत्पाद शीर्षक जो सहमत लंबाई से अधिक हैं - छवियां जो लोड करने में विफल रहती हैं - आवश्यक फ़ील्ड खाली छोड़ दी जाती हैं ये चेक स्वचालन के लिए उपयुक्त हैं क्योंकि नियमों को समझाना आसान है। सिस्टम बिना फोकस खोए हजारों रिकॉर्ड की समीक्षा कर सकता है। 3. ऐसे चेक बनाएं जो कारण बताएं एक उपयोगी अलर्ट मुझे तीन बातें बता सकता है: 1. क्या विफल हुआ 2. समस्या कहां दिखाई देती है 3. कौन सी कार्रवाई इसे हल कर सकती है "डेटा त्रुटि" एक टीम को काम करने के लिए बहुत कम देती है। "उत्पाद 1842 का इन्वेंट्री शीट में कोई शिपिंग भार नहीं है" समझना आसान है। एक स्पष्ट संदेश पता लगाने से लेकर सुधार तक का रास्ता छोटा कर देता है। मैं मुद्दों को स्तर के आधार पर भी अलग करता हूं: - अवरुद्ध करना: रिकॉर्ड को प्रकाशित या संसाधित नहीं किया जा सकता है - समीक्षा आवश्यक है: रिकॉर्ड वैध हो सकता है, लेकिन एक व्यक्ति को इसकी जांच करनी चाहिए - कम प्रभाव: रिकॉर्ड काम करता है, लेकिन इसके प्रारूप में सुधार किया जा सकता है इससे टीम को उन त्रुटियों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है जो ऑर्डर, रिपोर्टिंग, ग्राहक सेवा या खोज दृश्यता को प्रभावित कर सकती हैं। 4. स्वचालन को उस कार्य से जोड़ें जिसका उपयोग लोग पहले से ही कर रहे हैं यदि परिणाम किसी ऐसे उपकरण में आता है जिसे कोई नहीं खोलता है तो गुणवत्ता जांच का कोई महत्व नहीं है। मैं किसी परिचित स्थान पर अलर्ट भेजना पसंद करता हूं, जैसे: - एक कार्य बोर्ड - एक साझा स्प्रेडशीट - एक ग्राहक सेवा मंच - एक टीम चैट चैनल - निर्धारित समीक्षाओं के लिए एक ईमेल रिपोर्ट संदेश में एक रिकॉर्ड आईडी, विफल नियम, पता चला मूल्य और एक सुझाया गया अगला चरण शामिल होना चाहिए। एक टीम सदस्य कई प्रणालियों के बीच विवरण कॉपी करने के बजाय स्रोत डेटा को सही कर सकता है। उदाहरण के लिए, उत्पाद पृष्ठों का प्रबंधन करने वाली एक सामग्री टीम अनुपलब्ध छवि पाठ वाले पृष्ठों की दैनिक सूची प्राप्त कर सकती है। लेखक पृष्ठ को अद्यतन करता है, कार्य को पूर्ण के रूप में चिह्नित करता है, और अगली जाँच पुष्टि करती है कि समस्या समाप्त हो गई है या नहीं। 5. मानवीय समीक्षा को सही स्थानों पर रखें कुछ जाँचों के लिए निर्णय की आवश्यकता होती है। एक सिस्टम यह पता लगा सकता है कि उत्पाद विवरण एक प्रतिबंधित दावे का उपयोग करता है, लेकिन यह वाक्य का पूरा अर्थ नहीं समझ सकता है। यह एक ऐसे नाम को चिह्नित कर सकता है जो किसी अन्य नाम के समान दिखता है, भले ही दोनों उत्पाद अलग-अलग हों। यह एक शब्द के कारण ग्राहक संदेश को नकारात्मक के रूप में चिह्नित कर सकता है, भले ही ग्राहक एक तटस्थ प्रश्न पूछ रहा हो। मैं इन मामलों को क्रमबद्ध करने और चिह्नित करने के लिए स्वचालन का उपयोग करता हूं। मैं इसे बिना समीक्षा के संवेदनशील निर्णय नहीं लेने देता। मानव जांच इसके लिए उपयोगी है: - कानूनी या नीति-संवेदनशील शब्दांकन - ग्राहक शिकायतें - उत्पाद दावे - ब्रांड टोन - असामान्य लेनदेन - डेटा जो पहुंच, मूल्य निर्धारण या खाता स्थिति को प्रभावित करता है लक्ष्य लोगों को प्रक्रिया से हटाना नहीं है। लक्ष्य उन्हें कम नियमित जांच और उन निर्णयों के लिए अधिक समय देना है जिनके लिए संदर्भ की आवश्यकता होती है। ऑनलाइन रिटेल में एक सामान्य उदाहरण दिखाई देता है। एक स्टोर आपूर्तिकर्ता फ़ाइलों से कई हज़ार उत्पाद जोड़ता है। आयातित डेटा में वजन, आकार और रंग के लिए अलग-अलग प्रारूप होते हैं। कुछ पृष्ठ "1 किग्रा" दर्शाते हैं, कुछ पृष्ठ "1000 ग्राम" दर्शाते हैं और अन्य में कोई वजन ही नहीं है। एक बुनियादी स्वचालन प्रवाह यह कर सकता है: - प्रत्येक उत्पाद रिकॉर्ड को पढ़ें - जांचें कि क्या आवश्यक फ़ील्ड भरी हुई हैं - स्वीकृत इकाइयों को एक प्रारूप में परिवर्तित करें - अपेक्षित सीमा के बाहर ध्वज मान - डुप्लिकेट SKU खोजें - कैटलॉग टीम के लिए एक समीक्षा सूची बनाएं उपकरण यह तय नहीं करता है कि उत्पाद विवरण आकर्षक या सटीक है या नहीं। एक व्यक्ति अभी भी स्रोत जानकारी की जाँच करता है और अंतिम पृष्ठ को मंजूरी देता है। स्वचालित जांच से मैन्युअल खोज की मात्रा कम हो जाती है। देखने की भी सीमाएं हैं. स्वचालन किसी ख़राब नियम को बहुत जल्दी दोहरा सकता है। यदि अनुमत मूल्य सीमा गलत है, तो सिस्टम वैध उत्पादों को चिह्नित कर सकता है और वास्तविक मुद्दे से चूक सकता है। किसी डेटा स्रोत में ऐसी त्रुटियाँ भी हो सकती हैं जो सुसंगत दिखती हैं। एक संपूर्ण रिकॉर्ड हमेशा सही रिकॉर्ड नहीं होता है. मैं नियमों की समीक्षा तब करता हूं जब: - एक नया उत्पाद प्रकार जोड़ा जाता है - एक आपूर्तिकर्ता अपना फ़ाइल प्रारूप बदलता है - ग्राहक बार-बार समस्या की रिपोर्ट करते हैं - टीम को बहुत सारे गलत अलर्ट दिखाई देते हैं - एक प्रक्रिया बदलती है - व्यवसाय एक नए प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग शुरू करता है यह कुछ उपयोगी उपायों को ट्रैक करने में मदद करता है: - पाए गए मुद्दों की संख्या - गलत अलर्ट की संख्या - औसत सुधार समय - दोहराव त्रुटि दर - जांचे गए रिकॉर्ड की संख्या - समीक्षा के दौरान छूटे हुए मुद्दों की संख्या ये आंकड़े बताते हैं कि क्या स्वचालन टीम की मदद कर रहा है या केवल अधिक काम कर रहा है। एक व्यावहारिक प्रारंभिक योजना एक पृष्ठ पर फिट हो सकती है: चरण 1: बार-बार त्रुटियों वाली एक प्रक्रिया चुनें। चरण 2: पाँच से दस स्पष्ट गुणवत्ता नियम लिखें। चरण 3: एक छोटे नमूने पर नियमों का परीक्षण करें। चरण 4: परिणामों की तुलना मानवीय समीक्षा से करें। चरण 5: उन नियमों को समायोजित करें जो बहुत अधिक गलत अलर्ट बनाते हैं। चरण 6: टीम की सामान्य कार्य प्रणाली के लिए अनुमोदित अलर्ट भेजें। चरण 7: एक निर्धारित अवधि के बाद परिणामों की समीक्षा करें। मैं स्वचालन को एक गुणवत्ता फिल्टर के रूप में देखता हूं, देखभाल के प्रतिस्थापन के रूप में नहीं। यह तब सबसे अच्छा काम करता है जब नियम स्पष्ट हों, अलर्ट उपयोगी हों और लोग उन मामलों की समीक्षा कर सकें जिनके संदर्भ की आवश्यकता है। गुणवत्ता में सुधार तब होता है जब कोई टीम समस्याओं का शीघ्र पता लगा लेती है, समझती है कि वे क्यों हुई हैं, और उस प्रक्रिया को ठीक करती है जिसके माध्यम से उन्हें अनुमति दी गई है। स्वचालन बार-बार की जाने वाली जाँचों को संभाल सकता है। लोगों को नियमों का मार्गदर्शन करना चाहिए, अनिश्चित मामलों की समीक्षा करनी चाहिए और तय करना चाहिए कि अच्छा काम कैसा होगा।

मैं सोचता था कि असंगत गुणवत्ता लापरवाह काम से आती है। वह समस्या का केवल एक हिस्सा था। कई टीमों में, लोग अलग-अलग आदतों का पालन करते हैं, विभिन्न बिंदुओं पर उत्पादों की जांच करते हैं, और विभिन्न तरीकों से परिणाम रिकॉर्ड करते हैं। एक ऑपरेटर प्रत्येक विवरण का निरीक्षण कर सकता है। दूसरा केवल दृश्य दोषों पर ध्यान केंद्रित कर सकता है। दोनों को विश्वास हो सकता है कि वे काम सही ढंग से कर रहे हैं। परिणाम परिचित है: पुनः कार्य, ग्राहकों की शिकायतें, विलंबित आदेश, और एक गुणवत्ता प्रक्रिया जो व्यक्तिगत निर्णय पर बहुत अधिक निर्भर करती है। स्वचालन मानवीय निरीक्षण को हटाए बिना अधिक स्थिर प्रक्रिया बनाने में मदद कर सकता है। ## गुणवत्ता की समस्या से शुरुआत करें, मैं सॉफ्टवेयर या उपकरण खरीदकर शुरुआत नहीं करता। मैं यह पूछकर शुरू करता हूं कि गुणवत्ता कहां बदलती है। आम परेशानी वाले क्षेत्रों में शामिल हैं: - मैन्युअल डेटा प्रविष्टि - विभिन्न निरीक्षण विधियां - उत्पादन रिकॉर्ड गायब - बार-बार दोष - धीमे अनुमोदन चरण - पारियों में खराब दृश्यता - गुणवत्ता जांच बहुत देर से की गई उदाहरण के लिए, एक पैकेजिंग टीम को पता चल सकता है कि अधिकांश त्रुटियां लेबल प्लेसमेंट के दौरान होती हैं। समस्या एक कर्मचारी से नहीं आ सकती. यह अस्पष्ट प्लेसमेंट गाइड, जल्दबाजी में की गई जांच या तत्काल प्रतिक्रिया की कमी के कारण हो सकता है। स्रोत ढूँढना स्वचालन को अधिक उपयोगी बनाता है। ## प्रक्रिया को स्पष्ट चरणों में बदलें स्वचालन तब सबसे अच्छा काम करता है जब मौजूदा प्रक्रिया का वर्णन करना आसान हो। मैं काम को शुरू से अंत तक मैप करता हूं: 1. प्रक्रिया में क्या शामिल है? 2. क्या जाँचने की आवश्यकता है? 3. प्रत्येक जाँच कौन करता है? 4. स्वीकार्य परिणाम के रूप में क्या गिना जाता है? 5. जब कोई परिणाम निर्धारित सीमा से बाहर हो जाता है तो क्या होता है? 6. जानकारी कहाँ संग्रहीत है? यह सरल मानचित्र अक्सर अंतराल प्रकट करता है। एक टीम के पास एक गुणवत्ता नियम हो सकता है जो केवल पर्यवेक्षक की स्मृति में मौजूद होता है। कोई अन्य टीम ऐसी स्प्रेडशीट का उपयोग कर सकती है जिसे उत्पादन के दौरान अद्यतन करने के बजाय उत्पादन के बाद अद्यतन किया जाता है। एक डिजिटल वर्कफ़्लो सही जांच को सही बिंदु पर रख सकता है। ## दोहराए जाने वाले कार्य के लिए मानक जांच का उपयोग करें एक मानक जांच सूची प्रत्येक ऑपरेटर को प्रश्नों का समान सेट देती है। इसमें शामिल हो सकते हैं: - उत्पाद माप - सामग्री की स्थिति - मशीन सेटिंग्स - दृश्य निरीक्षण बिंदु - सुरक्षा जांच - पैकेजिंग विवरण - अनुमोदन फ़ील्ड चेकलिस्ट को काम से मेल खाना चाहिए। असंबद्ध प्रश्नों से भरा एक लंबा फॉर्म लोगों को धीमा कर सकता है और देखभाल को कम कर सकता है। एक छोटी खाद्य उत्पादन लाइन के लिए, एक डिजिटल फॉर्म कर्मचारियों से तापमान, बैच संख्या, पैकेज सील की स्थिति और लेबल विवरण रिकॉर्ड करने के लिए कह सकता है। यदि कोई मान चयनित सीमा से बाहर आता है, तो सिस्टम अधिक इकाइयों के उत्पादन से पहले आइटम को समीक्षा के लिए भेज सकता है। इसका उद्देश्य अधिक कागजी कार्रवाई तैयार करना नहीं है। इसका उद्देश्य प्रमुख जांचों का पालन करना आसान बनाना है। ## स्रोत पर डेटा एकत्र करें जब लोग इसे घंटों बाद दर्ज करते हैं तो गुणवत्ता डेटा का मूल्य कम हो जाता है। मैं ऐसी प्रक्रिया को प्राथमिकता देता हूं जहां ऑपरेटर काम होने पर जानकारी रिकॉर्ड करता है। परिवेश के आधार पर, एक टैबलेट, बारकोड स्कैनर, कैमरा या कनेक्टेड सेंसर इस चरण का समर्थन कर सकता है। उपयोगी डेटा में शामिल हो सकते हैं: - निरीक्षण का समय - मशीन या कार्य क्षेत्र - उत्पाद बैच - ऑपरेटर आईडी - मापा मूल्य - दोष प्रकार - सुधारात्मक कार्रवाई यह जानकारी प्रबंधकों को मेमोरी पर भरोसा करने के बजाय पैटर्न देखने में मदद करती है। यदि एक ही खराबी एक शिफ्ट के दौरान, एक मशीन पर, या एक सामग्री बैच के साथ दिखाई देती है, तो टीम के पास जांच के लिए एक स्पष्ट रास्ता है। ## कार्रवाई का समर्थन करने वाले अलर्ट जोड़ें एक अलर्ट को अगले चरण का मार्गदर्शन करना चाहिए। एक उपयोगी चेतावनी ऑपरेटर को लाइन रोकने, दोबारा जांच करने, पर्यवेक्षक से संपर्क करने या आइटम को समीक्षा क्षेत्र में ले जाने के लिए कह सकती है। "गुणवत्ता संबंधी समस्या का पता चला" जैसा अस्पष्ट संदेश थोड़ी मदद देता है। मैं सरल नियमों का उपयोग करता हूं: - स्वीकार्य सीमा को परिभाषित करें - प्रत्येक असफल जांच के लिए एक प्रतिक्रिया निर्धारित करें - की गई कार्रवाई को रिकॉर्ड करें - जरूरत पड़ने पर अनुमोदन की आवश्यकता है - आइटम इतिहास उपलब्ध रखें यह दृष्टिकोण छोटे मुद्दों को पूरी प्रक्रिया में आगे बढ़ने से रोकने में मदद करता है। स्वचालन को हर निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं है। यह असामान्य परिणामों को चिह्नित कर सकता है जबकि प्रशिक्षित कर्मचारी ऐसे मामलों को संभालते हैं जिनमें निर्णय की आवश्यकता होती है। ## समीक्षा पैटर्न, न केवल एकल दोष, एक विफल जांच यादृच्छिक हो सकती है। दोहराया गया पैटर्न आमतौर पर ध्यान देने योग्य होता है। एक गुणवत्ता डैशबोर्ड एक टीम को तुलना करने में मदद कर सकता है: - उत्पाद द्वारा दोष - मशीन द्वारा दोष - शिफ्ट द्वारा परिणाम - पुन: कार्य स्तर - निरीक्षण पूरा होना - सुधार पर खर्च किया गया समय - आपूर्तिकर्ता से संबंधित मुद्दे, उदाहरण के लिए, एक फर्नीचर कार्यशाला, देख सकती है कि एक विशिष्ट सैंडिंग चरण के बाद सतह के निशान बढ़ जाते हैं। फिर टीम बिना सबूत के व्यक्तिगत श्रमिकों को दोष देने के बजाय उपकरण की स्थिति, सामग्री प्रबंधन और कार्य निर्देशों की जांच कर सकती है। इस प्रकार की समीक्षा बेहतर निर्णयों का समर्थन करती है क्योंकि यह गुणवत्तापूर्ण परिणामों को प्रक्रिया स्थितियों से जोड़ती है। ## लोगों को शामिल रखें स्वचालन को टाले जा सकने वाले काम को कम करना चाहिए, न कि प्रक्रिया के निकटतम लोगों से जिम्मेदारी हटानी चाहिए। ऑपरेटर अक्सर उन विवरणों को नोटिस करते हैं जिन्हें सिस्टम समझ नहीं पाता है। वे सामग्री की बनावट में बदलाव देख सकते हैं, असामान्य मशीन ध्वनि सुन सकते हैं, या डेटा में दिखाई देने से पहले किसी समस्या को पहचान सकते हैं। मैं टिप्पणियों, फ़ोटो और मैन्युअल समीक्षा के लिए जगह बनाता हूँ। ये विवरण यह समझाने में मदद कर सकते हैं कि परिणाम क्यों बदला गया। प्रशिक्षण भी मायने रखता है. कर्मचारियों को यह जानना आवश्यक है: - सिस्टम क्या जाँच करता है - प्रत्येक जाँच क्यों मौजूद है - अलर्ट का जवाब कैसे दें - उत्पादन कब बंद करना है - सिस्टम समस्या की रिपोर्ट कैसे करें यदि लोग वर्कफ़्लो पर भरोसा नहीं करते हैं या अपनी भूमिका को नहीं समझते हैं तो एक उपकरण गुणवत्ता में सुधार नहीं कर सकता है। ## पहले और बाद की प्रक्रिया को मापें एक गुणवत्ता परियोजना के लिए स्पष्ट उपायों की आवश्यकता होती है। उपयोगी संकेतकों में शामिल हो सकते हैं: - दोष दर - पुन: काम के घंटे - निरीक्षण पूर्णता दर - ग्राहक रिटर्न - रिकॉर्ड खोजने में लगने वाला समय - असफल जांच के बाद प्रतिक्रिया समय - दोषों को दोहराना लक्ष्य हर संभव मीट्रिक एकत्र करना नहीं है। मैं एक छोटा सेट चुनता हूं जो मुख्य समस्या को दर्शाता है। यदि असंगत निरीक्षणों के कारण देरी हुई, तो निरीक्षण पूरा होने और प्रतिक्रिया समय असंबंधित आंकड़ों से भरे बड़े डैशबोर्ड से अधिक मायने रख सकता है। ## शुरू करने का एक व्यावहारिक तरीका मैं एक ऐसी प्रक्रिया से शुरू करूंगा जो अक्सर दोहराई जाती है और दृश्यमान परेशानी का कारण बनती है। पथ इस तरह दिख सकता है: 1. एक उत्पाद या कार्य क्षेत्र का चयन करें। 2. वर्तमान निरीक्षण पद्धति को रिकॉर्ड करें। 3. पहचानें कि परिणाम कहां भिन्न हैं। 4. एक छोटी डिजिटल चेकलिस्ट बनाएं. 5. विफल जांच के लिए स्पष्ट नियम जोड़ें। 6. इसका उपयोग करने वाले लोगों को प्रशिक्षित करें। 7. एक निर्धारित अवधि के बाद डेटा की समीक्षा करें। 8. देखे गए मुद्दों के आधार पर वर्कफ़्लो को समायोजित करें। 9. विस्तार तभी करें जब प्रक्रिया स्थिर हो। इस छोटी सी शुरुआत से कमजोर बिंदुओं को पहचानना आसान हो जाता है। यह स्वचालन के हर विभाग तक पहुंचने से पहले टीम को अनुकूलन करने का मौका भी देता है। एक बड़े बदलाव से बेहतर गुणवत्ता शायद ही कभी आती है। यह स्पष्ट मानकों, समय पर जानकारी और एक ऐसी प्रक्रिया से विकसित होता है जिसका लोग बिना अनुमान लगाए अनुसरण कर सकते हैं। जब मैं इस तरह से स्वचालन का उपयोग करता हूं, तो मैं इसे एक समर्थन प्रणाली के रूप में मानता हूं। यह टीमों को काम की लगातार जांच करने, पैटर्न पहले ढूंढने और अधूरे रिकॉर्ड खोजने में कम समय खर्च करने में मदद करता है। लोग अभी भी प्रक्रिया में निर्णय, अनुभव और जिम्मेदारी लाते हैं। वह संतुलन उत्पादन से ग्राहक तक अधिक भरोसेमंद रास्ता बनाता है।

कई टीमें समय बचाने के लिए स्वचालन की ओर रुख करती हैं, फिर भी खराब नियोजित वर्कफ़्लो नई समस्याएं पैदा कर सकता है। एक छूटा हुआ फ़ील्ड, एक डुप्लिकेट रिकॉर्ड, या एक अस्पष्ट अनुमोदन नियम किसी के नोटिस करने से पहले कई विभागों को प्रभावित कर सकता है। मैंने पाया है कि बेहतर स्वचालन अधिक उपकरणों से शुरू नहीं होता है। इसकी शुरुआत एक स्पष्ट प्रक्रिया, विश्वसनीय डेटा और सरल जांच से होती है जिसे लोग समझ सकें। ### सॉफ़्टवेयर चुनने से पहले उस प्रक्रिया से प्रारंभ करें जो मैं कार्य को मैप करता हूं। मैं पूछता हूं:-प्रक्रिया किससे प्रारंभ होती है? - प्रत्येक कार्य का स्वामी कौन है? - कौन सी जानकारी मौजूद होनी चाहिए? - कहां होती है देरी? - वर्कफ़्लो का परिणाम क्या होना चाहिए? इस कदम से अक्सर पता चलता है कि मुख्य मुद्दा मैन्युअल काम नहीं है। यह बार-बार डेटा प्रविष्टि, अस्पष्ट स्वामित्व, या गलत जानकारी एकत्र करने वाला फ़ॉर्म हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक छोटी सेवा कंपनी को ईमेल, फोन और वेबसाइट फॉर्म द्वारा ग्राहकों के अनुरोध प्राप्त हो सकते हैं। इसके बाद स्टाफ सदस्य विवरण को एक स्प्रेडशीट में कॉपी कर लेते हैं। एक साधारण स्वचालन फॉर्म प्रविष्टियों को एक साझा सिस्टम में भेज सकता है, लेकिन इस प्रक्रिया को अभी भी फोन और ईमेल अनुरोधों के लिए स्पष्ट नियमों की आवश्यकता है। उस नियम के बिना, टीम डुप्लिकेट रिकॉर्ड बनाना जारी रख सकती है। ### दोहराए जाने वाले कार्य के लिए स्वचालन का उपयोग करें स्वचालन तब सबसे अच्छा काम करता है जब कार्य एक स्थिर पैटर्न का अनुसरण करता है। अच्छे उदाहरणों में शामिल हैं: - फॉर्म जमा करने के बाद एक पुष्टिकरण भेजना - सही टीम को समर्थन अनुरोध सौंपना - अनुमोदन के बाद परियोजना की स्थिति को अपडेट करना - आवश्यक डेटा गायब होने पर प्रबंधक को सचेत करना - अनुमोदित रिकॉर्ड से एक साप्ताहिक रिपोर्ट बनाना निर्णय पर निर्भर कार्यों को मानव समीक्षा की आवश्यकता हो सकती है। एक सिस्टम उच्च-मूल्य वाले अनुरोध को चिह्नित कर सकता है, लेकिन एक प्रशिक्षित कर्मचारी को अभी भी यह तय करने की आवश्यकता हो सकती है कि इसे कैसे संभाला जाना चाहिए। मैं एक साझा वर्कफ़्लो पसंद करता हूं जहां सॉफ़्टवेयर नियमित चरणों का प्रबंधन करता है और लोग उन निर्णयों को संभालते हैं जिनके लिए संदर्भ की आवश्यकता होती है। ### वर्कफ़्लो में गुणवत्ता जांच शामिल करें वर्कफ़्लो को केवल जानकारी को स्थानांतरित नहीं करना चाहिए। यह भी जांचना चाहिए कि जानकारी सार्थक है या नहीं। उपयोगी जांच में शामिल हैं: - जमा करने से पहले आवश्यक फ़ील्ड - वैध ईमेल और फोन प्रारूप - डुप्लिकेट रिकॉर्ड का पता लगाना - सार्वजनिक अपडेट से पहले अनुमोदन - गुम या असामान्य मूल्यों के लिए अलर्ट - परिवर्तनों का एक स्पष्ट रिकॉर्ड मान लीजिए कि एक ऑनलाइन ऑर्डर सिस्टम बिना पोस्टल कोड के शिपिंग फॉर्म स्वीकार करता है। ऑर्डर गोदाम तक पहुंच सकता है, फिर पैकिंग के दौरान रुक सकता है। एक आवश्यक फ़ील्ड नियम प्रवेश बिंदु पर उस देरी को रोक सकता है। छोटी जाँचें अक्सर पूरी प्रक्रिया की सुरक्षा करती हैं। ### वर्कफ़्लो का पालन करना आसान रखें जटिल वर्कफ़्लो को बनाए रखना कठिन होता है। वे उस व्यक्ति के लिए काम कर सकते हैं जिसने उन्हें बनाया है, फिर भी अगले व्यक्ति को भ्रमित कर सकते हैं जिसे उन्हें अद्यतन करने की आवश्यकता है। मैं सादे लेबल का उपयोग करता हूं जैसे: - "नया अनुरोध" - "समीक्षा की आवश्यकता है" - "स्वीकृत" - "ग्राहक की प्रतीक्षा कर रहा है" - "पूरा हुआ" प्रत्येक चरण का एक स्पष्ट उद्देश्य होना चाहिए। यदि किसी कार्य के लिए कई असंबद्ध क्रियाओं की आवश्यकता होती है, तो मैं इसे छोटे भागों में विभाजित कर देता हूँ। एक सरल प्रक्रिया कर्मचारियों के प्रशिक्षण को भी आसान बनाती है। लोग देख सकते हैं कि आगे क्या होता है, उन्हें क्या करने की ज़रूरत है और उन्हें कब मदद मांगनी चाहिए। ### सामान्य और असामान्य मामलों के साथ परीक्षण केवल एक सफल मामले का परीक्षण करने से वर्कफ़्लो का एक सीमित दृश्य मिलता है। मैं कई स्थितियों की जांच करता हूं: 1. एक पूर्ण अनुरोध 2. गुम जानकारी वाला एक अनुरोध 3. एक डुप्लिकेट सबमिशन 4. विलंबित अनुमोदन 5. एक ग्राहक जो अपना विवरण बदलता है 6. एक स्टाफ सदस्य जिसके पास रिकॉर्ड संपादित करने की अनुमति नहीं है मैं प्रत्येक परीक्षण का परिणाम रिकॉर्ड करता हूं। यदि वर्कफ़्लो गलत संदेश भेजता है या अनुमोदन चरण छोड़ देता है, तो प्रक्रिया अधिक उपयोगकर्ताओं तक पहुंचने से पहले मैं नियम को ठीक कर देता हूं। एक छोटा परीक्षण समूह मदद कर सकता है. प्रतिदिन इस प्रक्रिया का उपयोग करने वाले स्टाफ सदस्यों से अतिरिक्त मार्गदर्शन के बिना इसे आज़माने के लिए कहें। उनके प्रश्न अक्सर दिखाते हैं कि वर्कफ़्लो को कहाँ स्पष्ट निर्देशों की आवश्यकता है। ### उपयोगी उपायों के साथ प्रदर्शन की समीक्षा करें स्वचालन को एक व्यावसायिक समस्या का समाधान करना चाहिए जिसे देखा जा सकता है। मैं ट्रैक कर सकता हूं: - औसत प्रतिक्रिया समय - मैन्युअल सुधारों की संख्या - डुप्लिकेट रिकॉर्ड - विफल कार्य - अनुमोदन की प्रतीक्षा में अनुरोध - बार-बार डेटा प्रविष्टि पर खर्च किया गया समय एक कंपनी को पता चल सकता है कि स्वचालन के बाद प्रतिक्रिया समय में सुधार हुआ है, जबकि सुधार कार्य में वृद्धि हुई है। यह परिणाम बताता है कि प्रक्रिया तेजी से आगे बढ़ रही है लेकिन कमजोर डेटा एकत्र कर रही है। अगले समायोजन में बेहतर फॉर्म फ़ील्ड या एक अतिरिक्त समीक्षा चरण शामिल हो सकता है। सही माप कार्य पर निर्भर करता है। अधिक गतिविधि का मतलब हमेशा बेहतर प्रदर्शन नहीं होता है। ### लोगों को उबरने का एक सुरक्षित तरीका दें कोई भी वर्कफ़्लो हर समय पूरी तरह से नहीं चलता है। एक उपयोगी प्रणाली में एक स्पष्ट पुनर्प्राप्ति पथ शामिल होता है। कर्मचारियों को पता होना चाहिए: - वर्कफ़्लो को कैसे रोकें - त्रुटि अलर्ट कौन प्राप्त करता है - विफल रिकॉर्ड कहाँ संग्रहीत किए जाते हैं - किसी प्रविष्टि को कैसे ठीक करें - जब मैन्युअल हैंडलिंग की अनुमति है - बार-बार आने वाली समस्या की रिपोर्ट कैसे करें मैं वर्कफ़्लो के बगल में एक छोटी प्रक्रिया मार्गदर्शिका भी रखता हूँ। यह उद्देश्य, स्वामी, मुख्य नियम और सामान्य त्रुटियों के चरणों की व्याख्या करता है। इससे मूल निर्माता के अनुपलब्ध होने पर अनुमान लगाना कम हो जाता है। बेहतर स्वचालन का मतलब हर मानवीय कार्य को ख़त्म करना नहीं है। यह प्रत्येक चरण में गुणवत्ता की रक्षा करते हुए टाले जा सकने वाले दोहराव को दूर करने के बारे में है। जब मैं प्रक्रिया को मैप करता हूं, सरल जांच जोड़ता हूं, विभिन्न मामलों का परीक्षण करता हूं, और उपयोगी उपायों की समीक्षा करता हूं, तो स्वचालन को प्रबंधित करना आसान हो जाता है। परिणाम एक वर्कफ़्लो है जो समस्याओं को हल करने के लिए जिम्मेदार लोगों से छिपाए बिना प्रयास बचाता है। क्या आप उद्योग के रुझानों और समाधानों के बारे में अधिक जानने में रुचि रखते हैं? longteou से संपर्क करें: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687।

डब्ल्यू एडवर्ड्स डेमिंग, 1986, संकट से बाहर मानकीकरण के लिए अंतर्राष्ट्रीय संगठन, 2015, गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली आवश्यकताएँ थॉमस एच. डेवनपोर्ट और जीन जी. हैरिस, 2007, एनालिटिक्स पर प्रतिस्पर्धा माइकल हैमर और जेम्स चैम्पी, 1993, कॉर्पोरेशन रीइंजीनियरिंग एरिक ब्रिनजॉल्फसन और एंड्रयू मैक्एफ़ी, 2014, द सेकेंड मशीन एज जेम्स पी. वोमैक, डैनियल टी. जोन्स और डेनियल रोस, 1990, द मशीन दैट चेंज्ड द वर्ल्ड