"कोई स्वचालन नहीं? आप पहले से ही पीछे हैं।" - उद्योग जगत के दिग्गजों की चेतावनी.

मैं सोचता था कि स्वचालन केवल बड़ी टीमों वाली बड़ी कंपनियों के लिए है। मैं गलत था. जब मैंने लीड, फॉलो-अप, रिपोर्ट और ग्राहक संदेशों को हाथ से संभाला, तो मेरा दिन तेजी से भर गया। संदेश छूट गए. उत्तर देर से आये. छोटे-छोटे काम मुझे उस काम से दूर खींचते रहे जो वास्तव में बिक्री लाता था। यह वह हिस्सा है जिसे बहुत से लोग महसूस करते हैं लेकिन ज़ोर से नहीं कहते। हाथ से किया गया काम पहले तो सुरक्षित लगता है। यह परिचित लगता है. फिर सूची बढ़ती है. कुछ छूटे हुए उत्तर खोए हुए सौदों में बदल जाते हैं। प्रत्येक कार्य पर कुछ अतिरिक्त मिनट घंटों में बदल जाते हैं। मैंने इसे अपने काम में देखा है, और मैं इसे कई छोटे व्यवसायों में भी देखता हूं। जिस स्थानीय सेवा व्यवसाय के साथ मैंने काम किया, उसने मुझे एक सरल उदाहरण दिया। उनकी टीम ने एक-एक करके नई पूछताछ का उत्तर दिया। जब घंटों बाद कोई सुराग मिला, तो अगली सुबह तक किसी ने जवाब नहीं दिया। तब तक ग्राहक किसी और के यहां बुकिंग कर चुका था। उन्हें अधिक प्रयास की आवश्यकता नहीं पड़ी. उन्हें एक बेहतर व्यवस्था की जरूरत थी. यहीं पर स्वचालन मदद करता है। मेरा मतलब लोगों को बदलना नहीं है. मेरा मतलब है कि बार-बार किए जाने वाले काम को हटाना जो लोगों को धीमा कर देता है। मैं उन कार्यों से शुरुआत करता हूं जो हर दिन होते हैं: - लीड उत्तर - नियुक्ति अनुस्मारक - ऑर्डर अपडेट - चालान अनुवर्ती - सरल अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न - आंतरिक अलर्ट इन नौकरियों के लिए हर बार नई सोच की आवश्यकता नहीं होती है। उन्हें गति, निरंतरता और एक स्पष्ट प्रक्रिया की आवश्यकता है। मेरा नियम सरल है. यदि कोई कार्य दोहराया जाता है, तो मैं उस पर गौर करता हूं। यदि कोई कार्य उसी पथ का अनुसरण करता है, तो मैं उसे स्वचालित करता हूँ। यदि किसी कार्य के कारण विलंब होता रहता है, तो मैं पहले उसे ठीक करता हूँ। यहां बताया गया है कि मैं आमतौर पर एक व्यावहारिक सेटअप कैसे बनाता हूं। मैं प्रवाह को मैप करता हूं। मैं लिखता हूं कि ग्राहक के पहुंचने से लेकर काम पूरा होने तक क्या होता है। मैं इसे स्पष्ट रखता हूं. शुरुआत में किसी फैंसी चार्ट की आवश्यकता नहीं है। एक लीड आती है। एक उत्तर जाता है। लीड को टैग किया जाता है. टीम को सूचित किया जाता है. यदि कोई उत्तर नहीं आता है तो एक अनुवर्ती संदेश भेजा जाता है। वह छोटी श्रृंखला पहले से ही समय बचाती है। मैं संदेश छोटा रखता हूं. लोग लंबे रोबोटिक टेक्स्ट नहीं चाहते. वे एक त्वरित प्रतिक्रिया चाहते हैं जो मानवीय लगे। उदाहरण: "नमस्कार, संपर्क करने के लिए धन्यवाद। मैंने आपका संदेश देखा और मैं शीघ्र ही आपसे संपर्क करूंगा।" वह रेखा सरल है, लेकिन यह सीसे को गर्म रख सकती है। मैं एक समय में एक भाग का परीक्षण करता हूँ। मैं एक दिन में सब कुछ स्वचालित नहीं करता। इससे आमतौर पर भ्रम पैदा होता है। मैं एक अड़चन से शुरुआत करता हूं। शायद यह मिस्ड कॉल है. शायद अनुवर्ती कार्रवाई में देर हो गई है। शायद यह ग्राहक ऑनबोर्डिंग है. मैं एक प्रवाह स्थापित करता हूं, उसे देखता हूं, फिर उसे समायोजित करता हूं। मैं जानता हूं कि एक छोटा ऑनलाइन स्टोर शिपिंग अपडेट को हाथ से संभालता था। हर दिन, किसी को ऑर्डर की जांच करनी होती थी और एक-एक करके ट्रैकिंग विवरण भेजना होता था। स्वचालित ऑर्डर ईमेल सेट करने के बाद, उनकी टीम के पास ग्राहकों के सवालों से निपटने के लिए अधिक जगह थी जिसके लिए वास्तव में एक व्यक्ति की आवश्यकता थी। काम हल्का हो गया, और सहायता टीम को दबा हुआ महसूस होना बंद हो गया। मैं मानवीय स्पर्श भी रखता हूं। यह मायने रखता है. स्वचालन तब सबसे अच्छा काम करता है जब यह वास्तविक लोगों का समर्थन करता है, न कि तब जब यह एक जैसे दिखने की कोशिश करता है। मैं अभी भी संवेदनशील मामलों, कस्टम अनुरोधों और उच्च-मूल्य वाली बातचीत के लिए कदम बढ़ाता हूं। एक सिस्टम एक अनुस्मारक भेज सकता है. व्यक्ति को विश्वास को संभालना चाहिए. यहीं पर कई टीमों को बेहतर परिणाम मिलते हैं। वे बार-बार काम करने पर ऊर्जा बर्बाद करना बंद कर देते हैं। वे बिक्री, सेवा और फॉलो-थ्रू पर अधिक समय व्यतीत करते हैं। वे कम गलतियाँ करते हैं. वे तेजी से प्रतिक्रिया देते हैं. मुझे लगता है यही असली मुद्दा है. स्वचालन का मतलब आधुनिक दिखना नहीं है। यह आपके समय को एक बेहतर काम देने के बारे में है। यदि आप अभी भी सब कुछ हाथ से कर रहे हैं, तो मैं आपकी प्रक्रिया को टूटा हुआ नहीं कहूंगा। मैं इसे एक्सपोज़्ड कहूंगा. एक बीमार दिन, एक व्यस्त सप्ताह, एक छूटा हुआ संदेश, और कमज़ोरियाँ तेजी से सामने आने लगती हैं। एक बेहतर सेटअप को जटिल होने की आवश्यकता नहीं है। छोटा शुरू करो। एक दोहराने वाला कार्य चुनें. एक स्पष्ट प्रवाह बनाएँ. परिणाम जांचें. फिर अगला जोड़ें. यही वह रास्ता है जिस पर मुझे भरोसा है। जब मैं इस तरह से काम करता हूं, तो मुझे कम दबाव और अधिक नियंत्रण महसूस होता है। मेरी टीम जानती है कि आगे क्या होगा. मेरे ग्राहकों को तेजी से उत्तर मिलते हैं। मेरा व्यवसाय केवल स्मृति पर निर्भर रहना बंद कर देता है। इसीलिए मैं अब स्वचालन को बोनस नहीं मानता। मैं इसे काम का हिस्सा मानता हूं।

मैं सोचता था कि सब कुछ हाथ से करने का मतलब है कि मैं काम के करीब रहूँगा। मैं एक-एक करके सुरागों की जाँच कर रहा था, नामों को शीट में कॉपी कर रहा था, एक ही उत्तर बार-बार भेज रहा था, और छोटी-छोटी गलतियाँ जो बार-बार आ रही थीं, उन्हें ठीक कर रहा था। यह सावधान महसूस हुआ. यह सुरक्षित महसूस हुआ. इसने मुझे भी धीमा कर दिया। समस्या सरल है. हाथ से किया गया काम ऊपरी तौर पर सस्ता लग सकता है, लेकिन इसमें अक्सर ध्यान, ऊर्जा और बढ़ने की संभावना खर्च होती है। उत्तर देने में थोड़ी सी देरी लीड को दूर धकेल सकती है। अनुवर्ती कार्रवाई में चूक विश्वास को तोड़ सकती है। एक टाइपिंग त्रुटि खराब ग्राहक अनुभव में बदल सकती है। मैं यह पैटर्न अक्सर छोटी टीमों में देखता हूं। एक स्टोर मालिक ऑर्डर नोट्स को एक नोटबुक में रखता है। एक विक्रय प्रतिनिधि हाथ से संपर्क विवरण अपडेट करता है। एक सेवा व्यवसाय हर संदेश का शुरू से जवाब देता है। हर काम छोटा लगता है. साथ में, वे एक भारी बोझ पैदा करते हैं। मेरा विचार स्पष्ट है: यदि कोई कार्य दोहराया जाता है, तो उसे मैन्युअल कार्य में फंसा नहीं रहना चाहिए। मैं इसे इस प्रकार देखता हूं। मैं उन कार्यों को सूचीबद्ध करके प्रारंभ करता हूं जिन्हें मैं प्रतिदिन दोहराता हूं। लीड उत्तर ग्राहक फॉलो-अप डेटा प्रविष्टि चालान भेजना स्थिति अपडेट बुनियादी अनुस्मारक इन कार्यों के लिए हर कदम पर नई सोच की आवश्यकता नहीं होती है। उन्हें एक सिस्टम की जरूरत है. फिर मैं एक कार्य चुनता हूं और उसे आसान बना देता हूं। एक साधारण फॉर्म ग्राहक विवरण एकत्र कर सकता है। एक सहेजा गया उत्तर सामान्य प्रश्नों को संभाल सकता है। एक साझा शीट अतिरिक्त टाइपिंग के बिना रिकॉर्ड अपडेट कर सकती है। एक बुनियादी वर्कफ़्लो एक नई पूछताछ के बाद अनुवर्ती भेज सकता है। वह बदलाव काम की भावना को बदल देता है। मैंने इसे कपड़ों की एक छोटी सी ऑनलाइन दुकान में देखा, जिसके साथ मैं काम करता था। मालिक ने हर संदेश को हाथ से संभाला। उसने ऑर्डर विवरण को एक शीट में कॉपी किया, स्टॉक की जाँच की, फिर वापस उत्तर दिया। व्यस्त दिनों के दौरान, संदेशों का ढेर लग गया। कुछ खरीदारों ने बहुत लंबा इंतजार किया और आगे बढ़ गए। हमने केवल कुछ हिस्से बदले हैं। नए ग्राहक का विवरण एक रूप में चला गया। सामान्य शिपिंग प्रश्नों में सहेजे गए उत्तर का उपयोग किया जाता है। ऑर्डर नोट्स को एक साझा ट्रैकर में ले जाया गया। मालिक ने निजी लहजा बरकरार रखा, लेकिन वह अब पूरे दिन वही कदम नहीं दोहराती थी। परिणाम जादू नहीं था. यह साफ़-सुथरा काम, कम गलतियाँ और तेज़ उत्तर था। उसके पास उत्पादों और ग्राहक सेवा पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक जगह थी। वह किनारा है. ज्यादा मेहनत नहीं कर रहा. कम खिंचाव के साथ काम करना. यदि मैं शुरुआत से शुरू कर रहा होता, तो मैं इस सरल विधि का उपयोग करता: दोहराए गए कार्य को मैप करें सबसे धीमा भाग चुनें एक मैन्युअल चरण हटाएं जहां यह मायने रखता है वहां मानवीय स्पर्श रखें परिणाम की जांच करें और समायोजित करें मैं एक ही बार में सब कुछ बदलने की कोशिश नहीं करूंगा। यह आमतौर पर अधिक भ्रम पैदा करता है। एक छोटा सा सुधार पहले से ही प्रवाह को बदल सकता है। मेरा अपना नियम यह है: यदि मैं कोई कार्य एक बार सिखा सकता हूँ, तो मैं उसे हाथ से सौ बार दोहराना नहीं चाहता। यहीं पर कई व्यवसाय इसे देखे बिना ही अपनी जमीन खो देते हैं। वे व्यस्त रहते हैं, लेकिन काम अटका रहता है. मेरा मानना ​​है कि बेहतर रास्ता सरल है. उन हिस्सों को रखें जिनकी एक व्यक्ति को आवश्यकता होती है। रिपीट कार्य को एक सिस्टम के साथ चलने दें। अपना ध्यान सुरक्षित रखें. अपने ग्राहकों को तेज़, सहज अनुभव दें। अभी भी इसे हाथ से कर रहे हैं? उस अंतर की लागत पहले से ही आपके विचार से अधिक हो सकती है।

मैं सोचता था कि मैनुअल काम सिर्फ नौकरी का हिस्सा था। फिर मैंने हर दिन उसी पैटर्न को दोहराते हुए देखना शुरू कर दिया। इनबॉक्स भर गया. वही प्रश्न बार-बार आये। डेटा हाथ से टाइप किया गया. छोटी-छोटी गलतियाँ छूट गईं। लोग व्यस्त रहे, फिर भी प्रगति धीमी महसूस हुई। यहीं पर स्वचालन ने मेरा दृष्टिकोण बदल दिया। मैं लोगों को बदलने की बात नहीं कर रहा हूं. मैं उन कार्यों को हटाने के बारे में बात कर रहा हूं जो ध्यान केंद्रित करते हैं, समय बर्बाद करते हैं और कोई वास्तविक मूल्य नहीं जोड़ते हैं। जब मैं सही काम को स्वचालित करता हूं, तो मैं बिक्री, सेवा और महत्वपूर्ण निर्णयों पर अधिक ऊर्जा खर्च कर सकता हूं। काम हल्का लगता है. टीम कम फंसी हुई महसूस करती है। ग्राहकों को तेजी से उत्तर मिलते हैं. त्रुटियाँ गिरती हैं। मैंने इसे उस छोटी ऑनलाइन दुकान में देखा है जिसके साथ मैं काम करता था। प्रत्येक ऑर्डर एक लंबी मैन्युअल दिनचर्या को ट्रिगर करता था। किसी ने विवरण को एक शीट में कॉपी कर लिया। किसी और ने स्टॉक चेक किया. किसी अन्य व्यक्ति ने पुष्टिकरण संदेश भेजा. जब ऑर्डर की मात्रा बढ़ी, तो देरी दिखाई देने लगी। हमने वह प्रवाह बदल दिया। अब सिस्टम ऑर्डर रिकॉर्ड करता है, इन्वेंट्री अपडेट करता है, और प्रत्येक चरण पर किसी व्यक्ति के क्लिक करने की प्रतीक्षा किए बिना मूल संदेश भेजता है। टीम अभी भी विशेष मामलों की जाँच करती है। लोग अभी भी निर्णय संबंधी कॉल करते हैं। अंतर सरल है: वे अब बार-बार कार्यों पर अपना दिन बर्बाद नहीं करते हैं। यदि मैं शून्य से शुरू कर रहा होता, तो मैं इस मार्ग का अनुसरण करता: - हर दिन दोहराए जाने वाले कार्यों को लिखें - जो समान पैटर्न का पालन करते हैं उन्हें चिह्नित करें - एक कार्य चुनें जो देरी या गलतियों का कारण बनता है - उस कार्य के लिए एक सरल स्वचालन सेट करें - एक छोटे समूह के साथ इसका परीक्षण करें - किनारे के मामलों पर नजर रखें - जहां आवश्यक हो वहां समीक्षा के प्रभारी एक व्यक्ति को रखें मुझे यह दृष्टिकोण पसंद है क्योंकि यह परिवर्तन को व्यावहारिक रखता है। बहुत सी टीमें दबाव बनने तक इंतजार करती हैं। फिर वे सब कुछ एक ही बार में ठीक करने का प्रयास करते हैं। इससे आमतौर पर भ्रम पैदा होता है। एक छोटी सी शुरुआत मेरे लिए बेहतर काम करती है। एक काम. एक वर्कफ़्लो. एक स्पष्ट परिणाम. मैं यह भी सोचता हूं कि अच्छे स्वचालन के लिए मानवीय जांच की आवश्यकता होती है। सिस्टम द्वारा एक संदेश भेजा जा सकता है. कीमत को सिस्टम द्वारा अद्यतन किया जा सकता है। किसी लीड को सिस्टम द्वारा रूट किया जा सकता है. फिर भी स्वर, संदर्भ और विश्वास को अभी भी एक व्यक्ति की आवश्यकता है। वह संतुलन मायने रखता है. कुछ साल पहले, मैंने एक सेवा दल को नियुक्ति अनुस्मारक संभालने में मदद की थी। स्वचालन से पहले, स्टाफ सदस्य प्रत्येक अनुस्मारक हाथ से भेजते थे। कुछ संदेश देर से गए. कुछ छूट गए. नया प्रवाह सेट होने के बाद, अनुस्मारक निर्धारित समय पर जारी किए गए, और टीम के पास वास्तविक ग्राहक प्रश्नों का उत्तर देने के लिए अधिक जगह थी। परिवर्तन सरल था, लेकिन दैनिक तनाव कम हो गया। इसीलिए मैं अपने आस-पास के लोगों से एक ही बात कहता रहता हूं: यदि कोई कार्य दोबारा दोहराया जाता है, तो उसकी जांच की जानी चाहिए। यदि कोई कार्य नियमों का पालन करता है, तो उसे स्वचालन के लिए जाँचा जाना चाहिए। यदि कोई कार्य कुशल लोगों को उपयोगी कार्य से दूर खींचता है तो उसे अछूता नहीं रहना चाहिए। मेरा दृष्टिकोण स्पष्ट है. स्वचालन को दूर से देखने का चलन नहीं है। यह एक उपकरण है जो व्यवसाय को स्थिर, स्वच्छ और चलाने में आसान बनाए रखने में मदद करता है। मैं हर चीज़ को स्वचालित करने का प्रयास नहीं करता। मैं उन हिस्सों को स्वचालित करता हूं जो लोगों को धीमा कर देते हैं। उस विकल्प ने मुझे अधिक फोकस के साथ काम करने, कम गलतियाँ करने और टीम को काम पर रखने में मदद की है जो वास्तव में व्यवसाय को आगे बढ़ाती है। और अधिक सीखना चाहते हैं? बेझिझक longteou से संपर्क करें: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687।

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