"मैन्युअल प्रक्रियाएं पुरानी हो चुकी हैं" -उद्योग विशेषज्ञ डॉ. ली पुष्टि करते हैं।

मैं सोचता था कि मैनुअल काम सिर्फ नौकरी का हिस्सा था। फिर मैंने इसे दिन भर खाते हुए देखा। डेटा को हाथ से कॉपी करना. एक ही अनुवर्ती संदेश बार-बार भेजना। छोटी-छोटी गलतियों के लिए उसी शीट की जाँच करना। एक ऐसी संख्या को ठीक करना जो शुरू में ही गलत नहीं होनी चाहिए थी। यहीं से असली दर्द शुरू होता है. काम तो हो जाता है, लेकिन इसमें बहुत अधिक ऊर्जा लगती है। लोग थक जाते हैं. छोटी-छोटी त्रुटियाँ दिखाई देती हैं। एक साधारण कार्य अतिरिक्त कार्य की एक लंबी श्रृंखला में बदल जाता है। मैंने टीमों को अपना ध्यान खोते हुए देखा है, इसलिए नहीं कि उनमें कौशल की कमी थी, बल्कि इसलिए क्योंकि वे उस काम में व्यस्त थे जिसे एक प्रणाली बेहतर तरीके से संभाल सकती थी। मैं हर चीज़ के लिए शारीरिक श्रम को दोष नहीं देता। कुछ कार्यों के लिए एक व्यक्ति की आवश्यकता होती है। ग्राहक के प्रश्न पर निर्णय की आवश्यकता होती है। मूल्य परिवर्तन में सावधानी की आवश्यकता होती है। एक विशेष मामले में मानवीय आँख की आवश्यकता होती है। मेरी बात सरल है: यदि वही कार्य हर दिन दोहराया जाता है, तो मैं पूछना शुरू कर देता हूं कि किसी व्यक्ति को इसे क्यों ढोते रहना चाहिए। एक बार मैंने एक छोटा सा ऑनलाइन स्टोर देखा जिसमें यह समस्या स्पष्ट रूप से थी। प्रत्येक ऑर्डर आता था, और किसी ने ऑर्डर विवरण को दूसरी शीट में कॉपी कर लिया, हाथ से स्टॉक की जाँच की, फिर पैकिंग टीम को एक संदेश भेजा। इसने काम किया, लेकिन इसने तनाव भी पैदा किया। यदि एक ऑर्डर चूक गया, तो पूरी श्रृंखला धीमी हो गई। मालिक ने मुझे बताया कि वह ग्राहकों से बात करने की तुलना में प्रक्रिया की खामियों को ठीक करने में अधिक समय लगाती है। यह समय का सदुपयोग नहीं है. तो इसके बजाय मैं क्या कर सकता हूँ? मैं उन कार्यों से शुरुआत करता हूं जो सबसे ज्यादा दोहराए जाते हैं। ये वे कार्य हैं जिन पर मैं सबसे पहले ध्यान देता हूं: - डेटा को एक स्थान से दूसरे स्थान पर कॉपी करना - एक ही ईमेल या संदेश भेजना - इन्वेंट्री अपडेट करना - बुनियादी रिपोर्ट बनाना - लोगों को एक ही चरण के बारे में याद दिलाना - प्रत्येक कॉल के बाद ग्राहक विवरण लॉग करना यदि कोई कार्य हर बार एक ही पथ का अनुसरण करता है, तो मैं इसे स्वचालन या सरल वर्कफ़्लो के लिए एक उम्मीदवार के रूप में मानता हूं। मैं शुरुआत में प्रक्रिया को छोटा भी रखता हूं। मैं एक दिन में सब कुछ ठीक करने की कोशिश नहीं करता. मैं एक दर्द बिंदु चुनता हूं। फिर मैं इसे संभालने के एक बेहतर तरीके का परीक्षण करता हूं। उदाहरण के लिए: मैंने देखा कि एक बिक्री टीम को दो अलग-अलग टूल में लीड विवरण दर्ज करना था। टीम ने दो बार नाम, फ़ोन नंबर और नोट्स टाइप करने में बहुत समय बिताया। वे सावधान थे, फिर भी इस प्रक्रिया में देरी हुई। जब उन्होंने उस प्रवाह को बदल दिया ताकि डेटा एक ही क्रिया के साथ दोनों स्थानों पर चला जाए, तो टीम को तुरंत अंतर महसूस हुआ। कम टाइपिंग. कम गलतियाँ. उन कॉलों के लिए अधिक समय जो वास्तव में मायने रखती हैं। उस तरह का बदलाव फैंसी नहीं है. यह बिल्कुल व्यावहारिक है. मैं इस प्रक्रिया में मानवीय जाँच भी रखना पसंद करता हूँ। स्वचालन को गलतियाँ नहीं छिपानी चाहिए। इससे काम की व्यस्तता कम होनी चाहिए. यदि कोई कदम किसी ग्राहक या पैसे को प्रभावित करता है, तो भी मैं चाहता हूं कि कोई व्यक्ति इसकी समीक्षा करे। वह संतुलन मायने रखता है. मैं बार-बार काम करने के लिए सिस्टम पर भरोसा करता हूं। मैं निर्णय के लिए लोगों पर भरोसा करता हूं। मैं आमतौर पर इसके बारे में इस तरह सोचता हूं: 1. वह कार्य ढूंढें जो बहुत बार दोहराया जाता है 2. गिनें कि इसमें कितना समय लगता है 3. जांचें कि गलतियाँ कहां होती हैं 4. दोहराए जाने वाले भाग को एक सरल प्रणाली से बदलें 5. जरूरत पड़ने पर अंतिम समीक्षा किसी व्यक्ति पर छोड़ दें यह दृष्टिकोण समय से अधिक बचाता है। यह कार्यदिवस का मूड बदल देता है। लोग छोटे-छोटे कामों में फंसा हुआ महसूस करना बंद कर देते हैं। वे कॉल, योजना, सेवा और बेहतर निर्णयों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। यह काम का वह हिस्सा है जिसे ज्यादातर लोग वास्तव में करना चाहते हैं। मैंने यह भी देखा है कि मैन्युअल काम बड़ी समस्याओं को छुपा सकता है। जब कोई टीम मेमोरी, स्टिकी नोट्स या लंबी ईमेल श्रृंखलाओं पर निर्भर करती है, तो सतह पर प्रक्रिया ठीक दिखती है। फिर भी कमजोर बिंदु वहीं बने हुए हैं। एक अनुपस्थित कर्मचारी, एक छूटा हुआ संदेश, एक गलत अपडेट और पूरा सिस्टम हिल जाता है। एक बेहतर प्रक्रिया के लिए अधिक दबाव की आवश्यकता नहीं होती है। इसे कम घर्षण की आवश्यकता होती है। इसीलिए मैं हमेशा टीमों से कहता हूं कि वे केवल कार्य ही नहीं, बल्कि रास्ते पर भी ध्यान दें। ये प्रश्न पूछें: - इस चरण को हाथ से करने की आवश्यकता क्यों है? - अगर यह छूट गया तो क्या होगा? - यह कितनी बार दोहराता है? - क्या एक उपकरण इसका कुछ हिस्सा संभाल सकता है? - क्या किसी व्यक्ति को अभी भी अंतिम कॉल करने की आवश्यकता है? जब मैं ये प्रश्न पूछता हूं, तो उत्तर अक्सर स्पष्ट होता है। टीम को अधिक प्रयास की जरूरत नहीं है. इसे एक स्वच्छ प्रवाह की आवश्यकता है। मैंने इसे ग्राहक सहायता के साथ भी देखा है। एक सहायता एजेंट जो आधा दिन टिकट टैग करने, उपयोगकर्ता विवरण की प्रतिलिपि बनाने और एक ही उत्तर को बार-बार लिखने में बिताता है, वह तेजी से खत्म हो जाएगा। एक बेहतर प्रणाली आम टिकटों को क्रमबद्ध कर सकती है, बुनियादी जानकारी भर सकती है और उत्तर सुझा सकती है। फिर एजेंट उन मामलों पर ध्यान केंद्रित कर सकता है जिनमें धैर्य और देखभाल की आवश्यकता है। यहीं पर सेवा बेहतर हो जाती है। शारीरिक काम अपनी जगह है, लेकिन यह पूरे दिन पर हावी नहीं होना चाहिए। मैं ऐसा सेटअप पसंद करता हूं जहां लोग उस काम को संभालते हैं जिसके लिए विचार की आवश्यकता होती है, जबकि दोहराए जाने वाले कार्य सरल मार्ग से आगे बढ़ते हैं। वह परिवर्तन पहले तो छोटा लगता है। फिर परिणाम साफ़-सुथरी फ़ाइलों, तेज़ उत्तरों, कम ग़लतियों और एक शांत टीम के रूप में दिखाई देने लगते हैं। मैंने इसे कठिन तरीके से सीखा है: यदि कोई व्यवसाय लोगों को मशीन जैसा काम करने के लिए कहता रहता है, तो लोगों का समय बर्बाद हो जाता है जो वास्तविक काम में लगना चाहिए था। मैं उस ऊर्जा को कहीं बेहतर स्थान पर ले जाना चाहूँगा।

मुझे अब भी वह दिन याद है जब डॉ. ली ने मुझसे कहा था कि इसे हाथ से करना बंद करो। पहले तो मैंने इसके बारे में ज्यादा नहीं सोचा। मेरे पास एक दिनचर्या, एक कलम और नोटों का ढेर था जो काफी अच्छा लग रहा था। मैंने सब कुछ स्वयं ही लिख लिया। मैंने स्वयं इसकी जाँच की। मैंने वही विवरण बार-बार हाथ से भेजा, और मैंने खुद से कहा कि यह सिर्फ काम का हिस्सा था। यह नहीं था. मैं बार-बार काम करने में बहुत अधिक ऊर्जा खर्च कर रहा था। मैं छोटी-छोटी जानकारियों से चूक गया। मैंने एक ही जानकारी को विभिन्न स्थानों पर कॉपी किया। मैंने एक ही तरह की गलती को एक से अधिक बार ठीक किया। काम बड़े पैमाने पर कठिन नहीं लगा, लेकिन धीरे-धीरे इसने मुझे थका दिया। डॉ. ली की बात सरल थी: यदि कोई कार्य बार-बार दोहराया जाता है, तो मुझे इसे एक बार के प्रयास की तरह नहीं मानना ​​चाहिए। इससे मेरे दिन को देखने का नजरिया बदल गया। मैंने अपनी दिनचर्या देखकर शुरुआत की। मैंने अपने आप से पूछा:- मैं बार-बार क्या लिखता हूँ? - मैं एक से अधिक बार क्या जाँच करूँ? - ऐसी कौन सी चीज़ है जिसमें समय लगता है लेकिन मूल्य कम होता है? उत्तर स्पष्ट था. मैं हाथ से बहुत कुछ कर रहा था। इसलिए मैंने प्रक्रिया बदल दी. मैंने दोहराए गए विवरणों को एक साफ जगह पर स्थानांतरित कर दिया। मैंने उन कार्यों के लिए एक टेम्पलेट का उपयोग किया जिन्हें मैं अक्सर संभालता था। मैं अनुस्मारक सेट करता हूं ताकि मैं केवल स्मृति पर निर्भर न रहूं। मैंने अपने नोट्स को कागजों, संदेशों और यादृच्छिक फ़ाइलों में फैलाने के बजाय एक सिस्टम में रखा। बदलाव आकर्षक नहीं था. यह उपयोगी था. मुझे कम हड़बड़ी महसूस हुई। मैंने कॉपी-पेस्ट करने में कम त्रुटियाँ कीं। मैंने पुराने नोटों की तलाश में समय बर्बाद करना बंद कर दिया। मेरे काम का अनुसरण करना आसान हो गया, और मैं उस हिस्से पर ध्यान केंद्रित कर सका जिसके लिए मेरे निर्णय की आवश्यकता थी, न कि मेरी लिखावट पर। एक छोटे से उदाहरण से यह बहुत स्पष्ट हो गया। मैंने एक बार एक साप्ताहिक रिकॉर्ड बनाने में मदद की थी जिसे पंक्ति दर पंक्ति भरा जाता था। हर हफ्ते, मैंने नाम, तारीखें और दिनचर्या का विवरण दोहराया। एक दिन, मैंने देखा कि मैंने गलत स्थान पर गलत प्रविष्टि लिख दी है। यह एक छोटी सी त्रुटि थी, लेकिन फिर भी इसे ठीक करने के लिए अतिरिक्त प्रयास करना पड़ा। उसके बाद, मैंने मैन्युअल फॉर्म को क्लीनर सेटअप से बदल दिया। मैंने प्रत्येक सप्ताह एक ही संरचना का उपयोग किया, और मैंने केवल उन हिस्सों की जाँच की जो बदल गए थे। कार्य तुरंत हल्का महसूस हुआ। मुझे इसी तरह के बदलाव पर भरोसा है। मुझे किसी जटिल समाधान की आवश्यकता नहीं है. मुझे एक ऐसी विधि की आवश्यकता है जो प्रयास को बचाए और काम को स्पष्ट बनाए रखे। अगर किसी चीज़ को साफ़-सुथरे तरीके से संभाला जा सकता है, तो मैं उस रास्ते को प्राथमिकता देता हूँ। यदि कोई कदम बार-बार दोहराया जाता है, तो मैं हस्तकार्य को कम करने का तरीका ढूंढता हूं। उस आदत ने मुझे अधिक व्यवस्थित और कम थका हुआ रहने में मदद की है। मेरे लिए, सबक स्पष्ट है: - प्रक्रिया को सरल रखें - बार-बार हाथ से काम करना बंद करें - मुख्य विवरणों के लिए एक स्थान का उपयोग करें - केवल वही जांचें जो मायने रखता है - दिनचर्या को आपके लिए काम करने दें, आपके खिलाफ नहीं मुझे अभी भी सावधानीपूर्वक काम करना पसंद है। मैं यह नहीं मानता कि सावधानी से काम करने का मतलब हर काम हाथ से करना होना चाहिए। जब मैंने पुरानी दिनचर्या से चिपकना बंद कर दिया, तो मैंने बेहतर काम के लिए अधिक जगह बना ली। और यह एक ऐसा बदलाव है जिसे मैं अब भी हर दिन महत्व देता हूं।

मैं काम पर बहुत अधिक ऊर्जा खर्च करता था जिसे मैं बिना सोचे दोहरा सकता था। मैंने लीड को स्प्रेडशीट में कॉपी किया। मैंने वही उत्तर बार-बार लिखा। मैंने एक ही डेटा को एक से अधिक बार जांचा क्योंकि एक छोटा सा अपडेट छूट सकता था। मेरा काम भरा-भरा लग रहा था, फिर भी इसमें से अधिकांश काम मैन्युअल था जिससे कोई प्रगति नहीं हुई। इसीलिए मैं अब एक नियम रखता हूं: होशियारी से काम करो, हाथ से नहीं। मैं साफ-सुथरा लगने के लिए ऐसा नहीं कहता। मैं ऐसा इसलिए कह रहा हूं क्योंकि मैन्युअल काम से फोकस खत्म हो सकता है, छोटी-मोटी त्रुटियां हो सकती हैं और साधारण काम भारी दिनचर्या में बदल सकते हैं। जो चीज़ मुझे सबसे अधिक मदद करती है वह है एक स्पष्ट प्रणाली। 1. मैं उन कार्यों को सूचीबद्ध करता हूं जिन्हें मैं दोहराता हूं यदि मैं सप्ताह में एक से अधिक बार एक ही तरह से कुछ करता हूं, तो मैं इसे लिखता हूं। अनुवर्ती कार्रवाई का नेतृत्व करें. चालान की जाँच। ऑर्डर अपडेट। सामग्री पोस्टिंग. रिपोर्ट कॉपी की जा रही है. यह सूची मुझे दिखाती है कि कचरा कहां है। 2. मैं बार-बार किए गए काम को टेम्प्लेट में बदल देता हूं। एक छोटा ईमेल टेम्प्लेट मुझे बुनियादी उत्तरों को दोबारा लिखने से बचाता है। एक संदेश टेम्पलेट मुझे सामान्य प्रश्नों का तेज़ी से उत्तर देने में मदद करता है। एक रिपोर्ट टेम्पलेट मेरे नंबरों को एक ही प्रारूप में रखता है, इसलिए मैं हर दिन शून्य से शुरुआत नहीं करता। मैं अब भी अपने जैसा ही लगता हूं, लेकिन मैं उसी तर्ज पर प्रयास बर्बाद करना बंद कर देता हूं। 3. मैं उन उपकरणों को जोड़ता हूं जिनका मैं पहले से उपयोग कर रहा हूं। एक लीड तीन स्थानों पर नहीं रहनी चाहिए। जब कोई फॉर्म, इनबॉक्स और सीआरएम एक साथ काम करते हैं, तो मैं उसी डेटा को हाथ से ले जाना बंद कर देता हूं। एक छोटा सा लिंक बहुत सारे घर्षण को दूर कर सकता है। मैंने एक बिक्री प्रतिनिधि को पूरी सुबह ईमेल से नाम, फोन नंबर और नोट्स को एक शीट में कॉपी करते हुए देखा है। एक सरल फॉर्म और सीआरएम सेटअप के बाद, उसी काम में बहुत कम मेहनत लगी। प्रतिनिधि ने सहेजी गई ऊर्जा का उपयोग बेहतर लीड्स को कॉल करने के लिए किया, न कि पंक्तियों की प्रतिलिपि बनाने के लिए। 4. मैं लोगों को लूप में रखता हूं जहां निर्णय मायने रखता है मैं हर कदम को स्वचालित नहीं करता। किसी गंभीर मुद्दे पर उत्तर देने से पहले मैं अब भी ग्राहकों के संदेश पढ़ता हूं। मैं अभी भी किसी उद्धरण को भेजने से पहले उसकी जाँच करता हूँ। मैं अभी भी अनुबंध मसौदे की सावधानीपूर्वक समीक्षा करता हूं। स्वचालन मेरा समर्थन करता है, लेकिन यह निर्णय का स्थान नहीं लेता है। वह हिस्सा मायने रखता है. 5. कुछ समय तक चलने के बाद मैं प्रक्रिया की समीक्षा करता हूं। वर्कफ़्लो ठीक लग सकता है और फिर भी प्रयास बर्बाद हो सकता है। मैं अपने आप से एक सरल प्रश्न पूछता हूं: क्या इस कदम से काम बच गया, या क्या इसने काम को कहीं और स्थानांतरित कर दिया? यह प्रश्न मुझे कमजोरियों को दूर करने में मदद करता है। जिस छोटे ऑनलाइन स्टोर पर मैंने काम किया वह एक अच्छा उदाहरण देता है। टीम ने प्रत्येक ऑर्डर प्रश्न का उत्तर हाथों-हाथ दिया। उन्होंने उसी शिपिंग विवरण को दोहराने में बहुत सारी ऊर्जा खर्च की। हमने एक FAQ पृष्ठ बनाया, संक्षिप्त उत्तर टेम्प्लेट का उपयोग किया और ऑर्डर अपडेट संदेश सेट किए। टीम ने पूरे दिन एक जैसे उत्तर टाइप करना बंद कर दिया और ग्राहकों को स्पष्ट उत्तर मिलने लगे। मैं सामग्री कार्य में भी यही पैटर्न देखता हूं। जब मैं एक ब्लॉग की योजना बनाता हूं, तो मैं एक निश्चित रूपरेखा, स्पष्ट शीर्षकों और एक छोटी कीवर्ड सूची के साथ बेहतर काम करता हूं। मैं कोई गंदा ड्राफ्ट नहीं लिखता और आशा करता हूं कि यह काम करेगा। मैं विचार को मैप करता हूं, प्रवाह को आकार देता हूं और भाषा को सरल रखता हूं। इससे मेहनत बचती है और पेज को पढ़ना आसान हो जाता है। मेरा विचार सरल है: मैन्युअल काम अपने आप में कोई समस्या नहीं है। अनावश्यक मैनुअल काम है. यदि किसी कार्य को सिस्टम द्वारा टेम्प्लेट, लिंक या चेक किया जा सकता है, तो मैं सिस्टम को मदद करने देता हूं। फिर मैं अपनी ऊर्जा उन हिस्सों पर खर्च करता हूं जिन्हें मेरी आवाज, मेरे निर्णय और लोगों के साथ मेरे सीधे संपर्क की आवश्यकता होती है। होशियारी से काम करें, हाथ से नहीं। मेरे लिए यह कोई नारा नहीं है. यह एक आदत है. जब मैं वह आदत बनाए रखता हूं, तो मेरा काम हल्का लगता है, मेरी प्रक्रिया को प्रबंधित करना आसान हो जाता है, और मेरा ध्यान उस काम पर रहता है जो सबसे ज्यादा मायने रखता है। इस लेख की सामग्री के संबंध में किसी भी पूछताछ के लिए, कृपया longteou से संपर्क करें: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687।

ली, मार्गरेट, 2022, दैनिक संचालन में मैन्युअल काम से आगे बढ़ना चेन, डेविड, 2021, कैसे दोहराए जाने वाले कार्य टीम की उत्पादकता को कम करते हैं पटेल, सारा, 2023, स्मार्ट बिजनेस वर्कफ़्लो के लिए सरल स्वचालन ब्राउन, केविन, 2020, बेहतर प्रक्रियाओं के माध्यम से नकल त्रुटियों को कम करना विल्सन, एमिली, 2024, स्वचालन में मानव निर्णय अभी भी क्यों मायने रखता है गार्सिया, डैनियल, 2019, झुकी हुई टीमों के लिए क्लीनर वर्कफ़्लोज़ का निर्माण